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PARIS : Le 1er référentiel pour réduire l’impact du…

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Floriane Dumont
8 Avr 2024

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PARIS : Le 1er référentiel pour réduire l’impact du management de l’information dans les organisation publiques, priv

Le groupe Serda Archimag, spécialiste de la gouvernance de l’information, et la Coopérative Carbone, experte des bilans carbone et du financement des projets de captation de CO2, ont publié le tout premier référentiel exclusivement dédié à au management de l’information responsable. 

C’est aujourd’hui la version 2024, outil toujours disponible en open source, qui a augmenté ses indicateurs avec deux nouveaux indicateurs phares à savoir la facture électronique et le bulletin de paie électronique.

Cet outil vise à réduire l’impact d’une chaîne de traitement de l’information complète pour l’ensemble de ses usages grâce à 21 indicateurs clés.

Avec la progression des usages numériques, l’impact environnemental du digital en termes d’émissions de gaz à effet de serre (GES) inquiète de plus en plus. En effet, ce secteur est actuellement à l’origine de près de 2,5 % des émissions de GES en France, et de 5 % au niveau mondial et les études montrent que si rien n’est fait, c’est dans les 8 prochaines années qu’une augmentation de 45 % va être constatée. Des chiffres qui ne font qu’augmenter rapidement face à cette utilisation accrue du numérique d’autant plus que l’intelligence artificielle est déjà extrêmement consommatrice de ressources et on la qualifie déjà de “bombe écologique”. Les experts estiment même qu’à court terme, la digitalisation massive des organisations peut aller jusqu’à doubler ces pourcentages.

Plus précisément, l’ensemble des activités professionnelles génèrent une croissance très difficile à contrôler, incluant toutes nos pratiques numériques (flux de documents entrants, sortants et circulants, signature électronique, parapheur, etc.). En effet, toute action en ligne produit et consomme de la data via une interface numérique, contribue inévitablement à la détérioration des écosystèmes avec l’émission de gaz à effet de serre.

C’est pourquoi Serda Conseil, capitalisant sur son expertise dans le numérique et la dématérialisation, s’est associé avec la Coopérative Carbone pour créer un outil d’accompagnement (à télécharger ici) des organisations dans la réduction de l’impact du management de leur information. Ce référentiel est en accès libre, pour permettre à tous de l’utiliser afin de diminuer leur empreinte carbone et ainsi lutter contre le réchauffement climatique.

Particulièrement complète et innovante, l’initiative lancée par Serda Conseil et la Coopérative carbone couvre l’ensemble du parcours entrant, sortant et circulant. Chaque indicateur clé est découpé en deux valeurs, haute et basse. Chaque indicateur et ses valeurs prennent en compte les outils, les volumes traités, la durée de vie et d’archivage des documents, ainsi que les pratiques hybrides, encore très répandues. Tous ces points de mesure ont naturellement fait l’objet d’une double vérification et de plusieurs analyses par les experts Serda Archimag et de la Coopérative carbone, afin de garantir leur exactitude.

 Deux nouveaux indicateurs font partie de la nouvelle version 2024 :

Traitement et conservation d’une facture électronique dans le cadre de la nouvelle réforme fiscale sur une durée de 10 années :

Entre 80 et 180 grammes équivalent CO2 par facture.

à noter que si la facture était en support papier, elle serait deux fois plus émissive

Production et conservation d’un bulletin de paie électronique sur une durée de 50 années dans le cadre de la réglementation :

Entre 50 et 150 grammes équivalent CO2 par facture.

à noter que si le bulletin était en support papier, il serait 8 fois plus émissif

ou encore : 25 000 documents scannés représentent 1 tonne d’équivalent CO2

Une signature électronique : entre 20 et 85 grammes équivalent CO2

Cet outil d’accompagnement pour le management responsable de l’information, des datas et des documents, compte plusieurs grandes étapes, déterminées par le groupe Serda Archimag et la Coopérative carbone :

●        ÉTAPE 1 : Communiquer, sensibiliser, former et définir la stratégie

●        ÉTAPE 2 : Bilan carbone et identification des axes d’amélioration

●        ÉTAPE 3 : Assurer le suivi de la stratégie et des résultats du bilan carbone pour réduire et compenser.

Calculer son empreinte numérique liée à la dématérialisation pour la réduire concrètement

Seulement 6 % des organisations ont déjà effectué leur bilan carbone pour leur numérique. Ces derniers ne prennent pas – ou trop peu avec 3% seulement – en compte le management de leur information lors de son calcul. À ce titre, un remaniement profond des pratiques des organisations est nécessaire, en passant par les gestes et comportements de chaque métier concerné (informatique, IT, RH, directions générales, management, collaborateurs). Et pour mesurer l’impact du numérique, en y intégrant bien l’ensemble des usages, le groupe Serda Archimag et la Coopérative Carbone ont élaboré le référentiel composé de 21 indicateurs clés. Ceux-ci couvrent tous les flux de gestion des informations, données et documents, tels que l’impression, la messagerie, l’archivage, le stockage chaud et froid, la numérisation, édition, etc.

Cette offre d’accompagnement ambitieuse vise à pousser les organisations à entreprendre des actions concrètes de réduction d’empreinte carbone, dans une gestion et une conservation écoresponsable des documents et de données. Il peut s’agir de la dématérialisation du dossier d’urbanisme, du dossier RH, de la traçabilité des envois de courrier, des processus de contrôle ou d’audit, etc. Tous ces parcours de l’information émettent massivement des Gaz à effet de serre, quasi jamais pris en compte par les organisations qui établissent leur bilan carbone.

À propos de Serda Archimag

Le groupe Serda Archimag accompagne les organisations publiques et privées dans leurs projets de transition digitale (dématérialisation, archivage hybride / électronique, GED…). Il est composé de 4 pôles d’activité : Serda Conseil, Serda Compétences, le magazine Archimag et l’Agence de Communication Éditoriale (ACE).

Le Groupe Serda a adopté le modèle vertueux de Permaentreprise pour prendre soin de la planète, de l’humain, se limiter et redistribuer les surplus.

À propos de la Coopérative Carbone

La Coopérative Carbone est une Société Coopérative d’Intérêt Collectif qui accompagne les organisations dans l’évaluation de leur empreinte carbone et dans la construction de leur stratégie de réduction. Elle leur propose également de compenser leurs émissions de gaz à effet de serre résiduelles en finançant des projets locaux de séquestration du carbone.