Une nouvelle étude dévoilée par Sharvy révèle le poids financier de la sous-exploitation des espaces de travail, alors que le taux d’occupation moyen plafonne désormais à 35 %.

C’est un paradoxe qui pèse lourd dans les comptes des entreprises en 2026. Alors que les mètres carrés n’ont jamais été aussi nombreux, leur utilisation n’a jamais été aussi complexe. Sharvy (https://www.sharvy.com), start-up française spécialisée dans la gestion des espaces partagés, publie ce mardi 3 février les résultats de son enquête sur l’immobilier de bureaux. Le constat est sans appel : si le travail hybride est devenu la norme, il engendre un coût invisible mais colossal pour les organisations.

Une facture salée pour les bureaux vides.

D’après les données récoltées, un poste de travail inoccupé représente une perte sèche de 11 051 € HT par an. Ce montant agrège plusieurs postes de dépenses : 61 % concernent les loyers et assurances, 19 % les coûts d’exploitation technique, 10 % les services aux collaborateurs et 10 % la fiscalité. Au-delà de l’aspect purement financier, l’étude pointe une incohérence écologique : ces surfaces vides continuent d’être chauffées, éclairées et entretenues.

La généralisation du travail hybride explique en grande partie ce phénomène. Seulement 26 % des salariés travaillent désormais exclusivement au bureau toute la semaine. Cette nouvelle donne crée une variabilité extrême de l’occupation, alternant entre des plateaux déserts certains jours et une saturation complète le lendemain, source de friction pour les collaborateurs.

Le « desk booking » comme réponse pragmatique.

Face à cette équation complexe, la réservation de bureaux, ou « desk booking », s’impose comme une solution de flexibilité. Elle permet de redonner de la visibilité aux directions immobilières et RH sur l’occupation réelle des lieux.

Cependant, l’étude souligne que cette technologie n’est pas une solution miracle universelle. Si elle est indispensable lors de déménagements, de réorganisations ou sur de grands sites multi-équipes, elle peut s’avérer contre-productive dans les petites structures où les habitudes informelles suffisent. L’adhésion culturelle reste la clé : l’outil doit être perçu comme une aide à la fluidité et non comme un outil de surveillance.

L’exemple du secteur public avec l’IRD.

L’Institut de Recherche pour le Développement (IRD) France illustre parfaitement cette transition. Confronté à une hausse des effectifs et à l’impossibilité de pousser les murs, l’établissement public a dû réinventer ses usages à Marseille. Pour 55 agents, seuls 46 postes étaient disponibles.

L’adoption d’une solution de gestion des espaces a permis de lisser l’occupation. « Ce sont de nouvelles habitudes à expérimenter, que les nouveaux venus adoptent très vite. Elles ont vocation à s’étendre à d’autres délégations régionales et autres services de l’IRD. Changer de bureau a un effet bénéfique sur les relations, cela permet de mieux se connaître, en mélangeant les équipes », a déclaré Nelly Bardet, Conceptrice Multimédia chez IRD.

Accompagner le changement à grande échelle.

Dans le secteur privé, la problématique est similaire mais l’échelle diffère. Lors de l’emménagement de son nouveau siège, UpCoop, maison-mère du groupe Up, devait gérer l’arrivée de 850 collaborateurs dans un environnement en « flex office » généralisé, le tout dans un contexte de retards de livraison de certains étages.

La centralisation des réservations a permis d’éviter le chaos organisationnel. « Dans la collaboration avec Sharvy, ce sont l’agilité, l’accompagnement et la co-construction offerts par l’équipe qui sont de vraies plus-values. Sharvy, ce n’est pas seulement un partenaire technologique. C’est aussi un partenaire du challenge ! Une application ludique, mais surtout, très simple d’utilisation. Un critère de choix de notre    côté », a souligné Julien Foucher, Directeur de l’Environnement de Travail chez UpCoop.

L’intégralité des résultats et analyses est disponible dans le livre blanc édité par Sharvy, accessible en ligne : https://www.sharvy.com/project/desk-booking-le-guide-entreprise/