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Floriane Dumont
29 Nov 2023

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PARIS : Facturation électronique, le cabinet de conseil Julhiet STERWEN partage 9 clés pour s’y préparer

Julhiet Sterwen, cabinet de conseil en stratégie, transformation et innovation, revient sur les grands objectifs de cet article de loi et dévoile 9 clés indispensables aux entreprises pour réussir cette transition.

Le paysage économique français s’apprête à vivre une transformation majeure avec l’entrée en vigueur de la facturation électronique, également connue sous le nom d’e-invoicing. Cet article de loi, initialement prévu pour 2024, a été reporté, comme annoncé par le gouvernement le 17 octobre 2023. Pour autant, les premiers tests devraient débuter au cours de l’année 2025, avec une obligation d’utilisation selon la taille des entreprises qui entrera en vigueur dès septembre 2026.

Quels sont les objectifs du dispositif et qui est concerné ?

Pour renforcer la compétitivité des entreprises, le gouvernement assure que cela doit passer par la dématérialisation des factures et l’automatisation de certaines procédures. Notamment grâce à l’allègement de la charge administrative et aux gains de productivité résultant de la digitalisation. Mais aussi par la simplification à terme des obligations déclaratives en matière de TVA grâce au pré-remplissage des déclarations, l’amélioration de la lutte contre la fraude au bénéfice des opérateurs économiques de bonne foi et d’une concurrence loyale ainsi que l’amélioration de la connaissance en temps réel de l’économie des entreprises.

La facturation électronique, dite e-invoicing, concerne l’ensemble des opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France qui sont assujetties à la TVA dès lors qu’il s’agit d’opérations dites domestiques, c’est-à-dire qu’elles concernent le territoire national. Alors que cet article de loi suscite de nombreuses inquiétudes auprès des dirigeants de nombreuses entreprises, ce délai supplémentaire leur permet d’aborder plus sereinement ce changement particulièrement complexe.

9 clés indispensables à mettre en place pour réussir sa transformation

Pour y voir plus clair de manière concrète, Sabrina Hué (Senior Manager Julhiet Sterwen et ancienne Directrice de projet du portail public de facturation) et Mahdi Belrhiti (Partner Julhiet Sterwen spécialisé sur la facturation électronique) du cabinet de conseil Julhiet Sterwen partagent 9 clés indispensables pour réussir cette transition. « La transition vers la facturation électronique est une opportunité majeure pour les entreprises, mais elle nécessite une mobilisation sans précédent de toutes les équipes. En travaillant de concert avec les départements juridiques, comptables, métiers, informatiques, et en collaborant avec des partenaires stratégiques, nous pouvons garantir une mise en œuvre réussie et maximiser les avantages de cette transformation. » détaille Sabrina Hué.

1. Mobiliser les différentes équipes pour ce projet

Passer à la facturation électronique est un projet de grande ampleur qui mobilise de nombreux acteurs internes et externes à l’entreprise et qui vont devoir collaborer ensemble tel que :

–          l’équipe juridique et fiscale pour répondre à toutes les questions fiscales et à la TVA

–          l’équipe comptable (clients et fournisseurs) pour identifier les circuits de factures

–          les équipes métiers pour adapter l’organisation et les processus (dont l’équipe achat)

–          l’équipe des systèmes d’informations (DSI) pour mesurer et piloter les impacts sur les outils

–          l’expert comptable

–          les éditeurs de solution logicielle

–          la DGFIP et l’AIFE pour les cas d’usage et les spécifications externes

2. Connaître le calendrier réglementaire de son entreprise

Les nouvelles dates d’obligation varient selon la taille de l’entreprise, allant du 1er septembre 2026 au 1er septembre 2027 et sont les suivantes :

–          1er septembre 2026 en réception pour toutes les entreprises

–          1er septembre 2026 en émission pour les grandes entreprises (au lieu du 1er juillet 2024)

–          1er septembre 2026en émission pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) (au lieu du 1er janvier 2025)

–          1er septembre 2027 en émission pour les PME et les micro-entreprises (au lieu du 1er janvier 2026)

3. Identifier ses obligations

En tant qu’émetteur et récepteur de factures, l’entreprise est assujettie à la TVA et établie en France. Les textes réglementaires rendent obligatoires l’échange électronique de factures pour les transactions entre assujettis à la TVA établis, domiciliés ou ayant leur résidence habituelle en France (B2B). De plus, les textes prévoient de compléter l’obligation de facturation électronique par la transmission de données complémentaires (e-reporting) à l’administration pour les transactions interentreprises non domestiques (B2B), International, et entre les entreprises et le consommateur final en France (B2C).

4. Différencier les factures à traiter

L’état des lieux des flux de factures est essentiel pour comprendre les cas d’usages traités par l’entreprise, leurs impacts organisationnels et les spécifications de la DGFIP.

Il est important de différencier les types de factures :

–          en cartographiant les flux entrants et sortants car souvent ce sont différents systèmes et processus qui s’appliquent

–          en distinguant les types de facture (achat, frais généraux, etc)

–          en identifiant le cadre réglementaire / TVA pour chaque typologie de facture (acompte, autoliquidation, sous-traitance etc.)

–          en s’assurant que toutes les mentions légales soient bien présentes sur les factures entrantes et sortantes

–          en faisant le rapprochement entre les typologies et les cas d’usage des spécifications de la DGFIP

5. Utiliser les bons canaux de distribution

Pour savoir où on va, il faut savoir d’où on vient. Un état des lieux précis des canaux d’envoi et de réception des factures de l’entreprise doit être effectué afin d’évaluer la volumétrie de factures entrantes et sortantes à dématérialiser (papier, mail, portail, EDI, API etc.). Plusieurs canaux seront proposés par le portail public de facturation (PPF) et par les plateformes de dématérialisation partenaire (PDP en fonction de leur offre) comme la saisie en ligne ou le dépôt de PDF (jusqu’à fin 2027, EDI ou API).

6 – Vérifier les bases de données

La qualité des données existantes est cruciale. Les entreprises doivent être en mesure de fournir toutes les données obligatoires, notamment les nouvelles, telles que le N°SIREN des clients, la nature des prestations, le statut de la facture, etc.Pour cela, il est donc important d’être en mesure d’identifier les données, de mettre en place une gouvernance de la donnée, de s’assurer de la qualité des données existantes et d’être en capacité de fournir toutes les données obligatoires.

7. Respecter les formats des flux

Trois formats seront acceptés par le Portail Public de Facturation et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires, tous conformes à la norme EN16931 (les formats UBL, CII et Factur-X), avec une tolérance pour les factures au format PDF non structuré jusqu’au 31 décembre 2027 (à confirmer par l’administration suite au report de la réforme).Si une entreprise utilise un autre format structuré et ne souhaite pas en changer, elle devra alors s’assurer que l’ensemble des informations requises dans la norme EN16931 soient présentes dans son flux. Enfin concernant le e-reporting, le format des spécifications externes disponibles sur le site impots.gouv. doit être respecté.

8. Choisir ses partenaires

Le choix des partenaires doit tenir compte de la taille de l’entreprise, de la volumétrie de factures, des outils comptables ou ERP, et des capacités informatiques afin de pouvoir répondre au mieux aux besoins de l’entreprise.

9. Planifier sa roadmap

Enfin, la mise en conformité nécessite plusieurs chantiers qu’il est important d’avoir à l’esprit afin de respecter le calendrier réglementaire de l’entreprise. Les chantiers passeront de l’état des lieux à l’accompagnement du changement, en passant par la mise en conformité des outils et de l’organisation.

« Identifier ses obligations, répertorier les flux de factures, et choisir les bons canaux de distribution sont des étapes cruciales pour réussir la transition vers la facturation électronique. En tant que cabinet de conseil spécialisé dans ce domaine, nous guidons les entreprises à travers ces étapes, en veillant à ce qu’elles comprennent les implications réglementaires, optimisent leurs processus et choisissent les partenaires adaptés pour une transition en douceur vers l’e-invoicing. » Mahdi Belrhiti, Partner Julhiet Sterwen spécialisé sur la facturation électronique.

Le cabinet de conseil Julhiet Sterwen accompagne les entreprises sur ces différents chantiers grâce à une équipe experte de la facturation électronique, des processus P2P et O2C. Au-delà de la période de cadrage et du choix de la plateforme, le cabinet Julhiet Sterwen est en capacité de piloter la mise en œuvre des projets de mise en conformité.

Plus d’informations sur la facturation électronique sont à retrouver à travers ce webinaire : YouTube Julhiet Sterwen

A propos de Julhiet Sterwen :

Julhiet Sterwen, un des leaders du conseil en stratégie, transformation et innovation, accompagne les organisations pour les aider à s’adapter aux grandes mutations actuelles. Son approche axée sur 5 dimensions, business, people, agilité, digital etenvironnement, conjuguée à son modèle intégré et sans couture, unique sur lemarché, lui permet de mener des transformations intégrant systématiquement toutes les dimensions du développement durable. Entreprise à Mission, Julhiet Sterwen incarne le « Consulting for Good » et se fixe comme objectif permanent de générer un impact positif et durable. Données clés : 600 collaborateurs, 100 millions de chiffre d‘affaires, plus de 1500 clients, croissance organique de 30% en 2022. Julhiet Sterwen est présent en France, en Suisse, en Espagne et en Belgique. Détenteur du label BPI Excellence de BPI France. Partenaire fondateur de France Fintech. Premier du classement Happy at Work 2023 pour les entreprises de 500 à 999 collaborateurs (France). Reconnu incontournable ou excellent sur 21 segments de marché, dans les classements des cabinets de conseil établis par le magazine Décideurs (Leaders League).