À Aimargues, dans le Gard, la marque de lingerie Aubade digitalise ses 9 000 factures annuelles avec Yooz pour sécuriser et fluidifier ses processus.

La marque emblématique de lingerie Aubade annonce aujourd’hui la modernisation de ses processus financiers grâce à l’adoption de la solution de dématérialisation Yooz. Confrontée aux défis logistiques d’une structure multi-sites et d’un volume de 9 000 factures fournisseurs par an, l’entreprise cherchait à optimiser la circulation, la validation et l’archivage de ses documents comptables. La digitalisation de ce flux permet désormais aux 400 collaborateurs de la marque de bénéficier d’une traçabilité en temps réel, d’une validation accélérée et d’une sécurité renforcée.

Un défi logistique pour une marque internationale

Créée en 1950 et propriété du groupe suisse Calida, Aubade dispose d’une présence affirmée avec 46 boutiques en France et 4 à l’étranger. Cette organisation décentralisée complexifiait le traitement des factures, engendrant des délais de validation et des difficultés dans la recherche de documents. Le projet de dématérialisation, initié en 2019 par la direction financière, visait à lever ces obstacles opérationnels devenus critiques. « Les problématiques liées à la validation et la circulation de nos factures entre les différents sites et le temps passé à rechercher nos documents étaient devenus de véritables freins à l’efficience de nos opérations comptables au quotidien », explique Stéphane Gispert, Responsable Comptable chez Aubade.

L’automatisation par l’intelligence artificielle

Pour relever ce défi, Aubade a intégré la solution Yooz, interfacée avec son système de gestion ERP Infor Anael. La plateforme automatise l’ensemble du cycle de vie des factures : collecte, analyse, enregistrement et intégration des écritures comptables. S’appuyant sur une combinaison d’intelligence artificielle, de Deep Learning et de Big Data, le système est auto-apprenant et minimise les interventions manuelles.

Les factures sont ensuite acheminées via des circuits de validation intelligents, définis selon leur nature et les codes analytiques correspondants. Les responsables peuvent approuver les documents en un clic depuis n’importe quel appareil (ordinateur, tablette ou smartphone), fluidifiant considérablement le processus. Une fois traitées, les factures sont archivées de manière sécurisée pour une durée légale de six ans, tout en demeurant accessibles instantanément via un moteur de recherche performant.

Productivité, traçabilité et sécurité renforcée

La mise en place de cette solution a généré des bénéfices immédiats pour les équipes d’Aubade. L’entreprise constate une productivité accrue grâce à l’accélération du traitement et de la validation des documents. La traçabilité est désormais complète, offrant une visibilité en temps réel sur le statut de chaque facture et l’historique des opérations. Enfin, la sécurisation des processus est optimisée par un archivage centralisé et une meilleure maîtrise des flux documentaires. « Le plus de Yooz ? Ses workflows intelligents de validation qui s’adaptent très précisément à la nature et au contenu de chaque facture. Nous pouvons suivre la facture en temps réel et connaître toutes les opérations effectuées sur celle-ci : un vrai gage de sécurité », souligne Stéphane Gispert.

En franchissant cette étape, Aubade ne se contente pas de gagner en efficacité interne ; elle renforce également la fiabilité et la qualité de ses relations avec ses fournisseurs. La solution Yooz (https://www.getyooz.com) se positionne comme un outil de transformation digitale, permettant aux entreprises de transformer une fonction administrative en un levier de performance stratégique.